内定辞退の伝え方｜マナーとタイミング、そのまま使える例文
内定辞退の鉄則は3つ。「決めたら即連絡」「基本は電話」「理由は簡潔に、嘘をつかない」。 辞退は気まずいものですが、それ自体は求職活動の正当な権利です。問題になるのは辞退することではなく、連絡を先延ばしにすること——企業は受け入れ準備や他候補者への連絡を止めて待っているからです。
この記事では、タイミング・手段・例文・承諾後の辞退まで、実務をまとめます。
タイミング：迷いが決着した瞬間がベスト
- 決めたその日に連絡が理想。遅くとも翌営業日には
- 「言いにくいから週明けに」の先延ばしは、企業にも自分にも何のプラスもありません
- 回答期限より前でも、決まったなら待つ必要はありません
手段：電話が基本、メールは補助
基本は電話です。採用担当者に直接伝えるのが最も誠実で、行き違いも起きません。電話のあと、記録のためにメールを一通送っておくと丁寧です。
メールのみで済ませてよいのは、企業側から「連絡はメールで」と指定されている場合や、選考初期でやり取りがすべてメールだった場合など、関係の深さに応じて判断します。最終面接まで進んだ・承諾書提出後などの深い段階では、電話一択と考えてください。
例文：電話
「お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇です。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。選考に貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。」
理由を聞かれたら：
「自分の希望する〇〇（キャリアの方向性／働き方）を改めて考えた結果、別の企業とのご縁を選ぶことにいたしました。」
理由は簡潔で構いません。 他社名や条件の詳細を言う義務はなく、「一身上の都合」よりは一段具体的な「方向性」の説明があれば十分です。引き止められても、決めたなら「熟慮のうえの結論です」と丁寧に繰り返せばOKです。
例文：メール
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ですが、検討を重ねた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 選考を通じて貴重なお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。 本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをご容赦ください。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
承諾書提出後・入社直前の辞退
承諾書を出した後の辞退は、法的に一切不可能というものではないと一般に解されていますが、企業への影響は段違いに大きくなります。作法も一段重くします。
- 必ず電話で、可能な限り早く：入社日が近いほど、1日の遅れの影響が大きくなります
- お詫びの比重を上げる：受け入れ準備（配属・備品・研修）が進んでいることへの認識を言葉にする
- 理由は正直に、簡潔に：この段階の辞退は理由を深く聞かれます。取り繕った嘘より、「熟慮の結果、〇〇を選んだ」という正直な説明のほうが納得を得やすいです
なお「辞退したら損害賠償と言われた」といった不安をよく聞きますが、通常の辞退で賠償問題に発展することは一般的ではありません。脅しのような対応をされた場合は、労働局の相談窓口などに相談できます。
エージェント経由の場合
エージェント経由の応募なら、辞退の連絡はエージェントに伝えるのがルールです。企業へ直接連絡すると、かえって混乱させます。
- 担当者に理由も含めて正直に伝える（企業への伝え方は調整してくれます）
- 引き止めが強い場合も、決めたなら明確に。「他の求人なら検討する」のか「転職活動自体を見直す」のかも伝えると、その後の提案が変わります
よくある質問
Q. 辞退の理由を正直に言うべきですか？
A. 嘘はNGですが、全部話す義務もありません。「方向性の違い」「他社とのご縁」程度の粒度で十分です。待遇が理由の場合も、率直に伝えるかはあなたの判断でよく、伝えるなら非難ではなく事実として。
Q. 辞退したら同じ会社に二度と応募できませんか？
A. 会社によりますが、誠実に辞退した候補者を出禁にする運用は一般的ではありません。むしろ辞退の仕方が丁寧だと、将来の再応募やビジネスでの再会時に良い印象が残ります。
Q. 複数の内定で迷っていて期限が来てしまいます。
A. 辞退の前に期限延長の相談という手があります。それでも決めきれない場合の判断軸は、良質記事「複数内定で迷ったときの選び方」で扱います。
まとめ
- 決めたら即・電話が基本・理由は簡潔に嘘なく。辞退は正当な権利で、罪ではない
- 承諾後の辞退は作法を一段重く。お詫びの認識を言葉にする
- エージェント経由の応募は、辞退もエージェント経由で
辞退の連絡や引き止め対応を間に立って処理してくれるのも、エージェントを使う実利の一つです。「転職エージェントは使うべき？」で判断材料をどうぞ。
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最終更新：2026年7月4日／project転職編集部